Ablauf: Onboarding vor Ort
Hier beschreiben wir ein exemplarisches Onboarding der digitalen Check-in/-out-Lösung und der digitalen Gästemappe (ohne Automat). Der tatsächliche Ablauf kann vom gezeigten Ablauf abweichen und hängt von den Gegebenheiten vor Ort ab.
1. Begrüßung & Ablaufbesprechung
Dauer: 15–30 Minuten
Teilnehmer: General Manager (GM), Front Office Leitung, ggf. IT oder Projektverantwortliche
- Kurze Vorstellung des luca Onboarding-Teams
- Übersicht über die Ziele des Tages
- Besprechung individueller Anforderungen oder Besonderheiten des Hotels
2. Aktivierung & Testlauf Check-in/-out
Dauer: 45–60 Minuten
Teilnehmer: Front Office, GM, luca-Team
- Test des digitalen Check-in-Prozesses mit verschiedenen Szenarien (z. B. Early Check-in, Auslandsgäste)
- Durchspielen des Check-out-Prozesses
- Prüfung der Datenübertragung ins PMS
- Einbindung der Green Option (Nachhaltigkeitswahl beim Check-in)
3. Gästemappe: Einrichtung & Demonstration
Dauer: 30–45 Minuten
Teilnehmer: Front Office, Housekeeping/Guest Relations, Marketing
- Gemeinsame Durchsicht der Inhalte: Begrüßung, Angebote, Infos zu Spa, Frühstück, Umgebung etc.
- Anleitung zur Aktualisierung und Pflege der Inhalte durch das Hotel
- Optional: Verlinkung von Drittanbietern (z. B. Wellnessbuchung, Tischreservierung)
4. Schulung des operativen Teams
Dauer: 45–60 Minuten
Teilnehmer: Rezeptionsteam, Housekeeping, ggf. Service- oder Technikpersonal
- Erklärung der neuen Abläufe im Front Office
- Umgang mit Gästen bei Fragen zum digitalen Check-in/-out
- Nutzung der Gästemappe als Service-Tool
- Erklärung der Green Option & Umgang mit Gästewünschen
5. Abschlussbesprechung & offene Fragen
Dauer: 15–30 Minuten
Teilnehmer: GM, Projektverantwortliche, luca-Team
- Rückmeldung zu den ersten Eindrücken
- Klärung offener Punkte oder technischer Details
- Übergabe von Support-Kontakten und Dokumentation
- Abstimmung nächster Schritte (z. B. Go-Live, Supportzeitraum)