Benutzerdefinierte Fragen im Pre-Check-in

Benutzerdefinierte Fragen helfen dir dabei:

• Gästewünsche frühzeitig zu verstehen
• Operative Abläufe vorzubereiten
• Wichtige Informationen strukturiert im PMS zu speichern
• Den Check-in-Prozess zu beschleunigen

Alle hier konfigurierten Fragen werden im Schritt „Prepare your Stay“ innerhalb des Pre-Check-in-Flows angezeigt — sowohl im digitalen Concierge als auch am Self-Check-in Terminal (sofern verfügbar).

 

Fragentypen

Beim Anlegen einer neuen Frage kannst du zwischen drei Fragetypen wählen:

1) Freitext

Gäste können eine freie Antwort eingeben.

Beispiele für Einsatzfälle:

• „Haben Sie besondere Wünsche?“
• „Gibt es Allergien, die wir berücksichtigen sollten?“
• „Möchten Sie uns etwas mitteilen?“

Diese Antworten werden als Text gespeichert und können anschließend im PMS hinterlegt werden.

 

2) Einfachauswahl

Gäste wählen eine Antwort aus einer vorgegebenen Liste.

Beispiel:

• „Bevorzugen Sie ein ruhiges Zimmer oder ein Zimmer mit Aussicht?“
  • Ruhiges Zimmer
  • Zimmer mit Aussicht

Diese Struktur ist besonders hilfreich, wenn du standardisierte Antworten benötigst.

 

3) Mehrfachauswahl

Gäste können mehrere Antworten auswählen.

Beispiele:

• „Welche Services interessieren Sie?“
  • Frühstück
  • Parkplatz
  • Spa
  • Late Check-out

Mehrfachauswahl eignet sich gut für Upselling oder Servicepräferenzen.

 

Frage anlegen und konfigurieren

Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Frage stehen dir folgende Einstellungen zur Verfügung:

Fragetext

Hier formulierst du die eigentliche Frage, die der Gast sehen wird.

Beispiel:

„Möchten Sie uns etwas für Ihren Aufenthalt mitteilen?“

 

Antwortoptionen (nur bei Einfach-/ Mehrfachauswahl)

Wenn du eine Auswahlfrage erstellst, kannst du hier die möglichen Antworten definieren.

Beispiel:

Frage: „Wann reisen Sie an?“
Antworten:

• Vormittags
• Nachmittags
• Abends

 

Reihenfolge

Die Reihenfolge bestimmt, in welcher Position die Frage im Pre-Check-in angezeigt wird.

• Niedrigere Zahl = weiter oben
• Höhere Zahl = weiter unten

Dies ist besonders wichtig, wenn du mehrere Fragen stellst und eine logische Reihenfolge wünschst.

 

Pflichtfeld

Wenn aktiviert, muss der Gast diese Frage beantworten, um den Pre-Check-in abzuschließen.

Typische Pflichtfragen könnten sein:

• Allergien
• Anreisezeit
• Besondere Bedürfnisse

 

Sichtbarkeit

Hier legst du fest, ob die Frage tatsächlich für Gäste sichtbar ist.

• Aktiviert: Gäste sehen und beantworten die Frage
• Deaktiviert: Frage bleibt konfiguriert, wird aber nicht angezeigt

Dies ist nützlich, wenn du Fragen vorbereiten, aber erst später live schalten möchtest.

 

Speichern der Antworten im PMS

Aktuell ist die automatische Übergabe von Antworten an das PMS für Opera verfügbar. Eine Anbindung an Mews folgt in Kürze.

Diese Option wird nur angezeigt für Hotels, die mit Opera verbunden sind.

Du kannst pro Frage entscheiden, wie die Antwort im PMS gespeichert werden soll.

 

 

Option 1 — Als Notiz in der Reservation (Opera Note)

Wenn du diese Option wählst, wird automatisch eine zusammengefasste Notiz an die Opera-Reservierung geschrieben, sobald der Gast den Pre-Check-in abgeschlossen hat.

Beispiel für eine solche Notiz in Opera:

„Gast hat den Pre-Check-in abgeschlossen und folgende Fragen beantwortet:
– Anreisezeit: Nachmittags
– Allergien: Keine
– Bevorzugtes Zimmer: Ruhig“

Vorteile:

• Sehr übersichtlich für Rezeption & Housekeeping
• Keine technische Konfiguration in Opera nötig
• Sofort einsatzbereit

Dies ist die empfohlene Standardoption.

 

Option 2 — In ein UDF-Feld (User Defined Field) schreiben

Alternativ kannst du Antworten direkt in vordefinierte Felder in Opera (UDFs) 

schreiben.

Dafür stehen drei Typen zur Verfügung:

UDF Character (Textfeld)

Für kurze Textantworten.

Beispiele:

• Anreisezeit
• Zimmerpräferenz
• Hinweise des Gastes

Du musst den exakten UDF-Code aus Opera eingeben, z. B.: UDF_CHAR_12

 

UDF Number (Zahlenfeld)

Für numerische Werte.

Beispiele:

• Anzahl Haustiere
• Geschätzte Ankunftszeit (als Zahl)

Auch hier benötigst du den exakten Opera-Code, z. B.: UDF_NUM_05

 

UDF Date (Datumsfeld)

Für Datumsangaben.

Beispiele:

• Wunschdatum für Zimmerreinigung
• Präferiertes Check-in-Datum

Opera-Code-Beispiel: UDF_DATE_03

 

Wichtiger Hinweis zur UDF-Konfiguration

Damit dies korrekt funktioniert, muss:

• Das entsprechende UDF-Feld in Opera bereits existieren, und
• Der richtige technische Feldcode eingetragen werden

Falls du unsicher bist, kläre dies bitte mit deinem Opera-Administrator oder deinem PMS-Berater.

Wo sieht das Team die Antworten?

Alle Antworten sind sichtbar in:

• Der Buchungsübersicht im Frontdesk,
• Im Details Drawer der Reservation,
• Und — je nach Konfiguration — direkt in Opera als Note oder UDF-Feld.

Damit haben:

• Front Office
• Housekeeping
• Guest Relations

sofort Zugriff auf relevante Informationen.