Dein Hotel-PMS mit luca verbinden

1) Was bedeutet „PMS-Verbindung“?

Dein Property Management System (PMS) ist das zentrale System, in dem dein Hotel verwaltet wird, zum Beispiel:

• Reservierungen
• Gästprofile
• Check-ins und Check-outs
• Zahlungen
• Folios (Rechnungen)
• Zimmergebühren und Extras

 

Indem du dein PMS mit luca verbindest, können beide Systeme automatisch miteinander kommunizieren – statt dass Mitarbeitende alles manuell erledigen müssen.

Das ermöglicht luca unter anderem:

• Reservierungen in Echtzeit zu importieren
• Nachrichten an Gäste zu senden
• Gästen die digitale Vorab-Registrierung (Pre-Check-in) zu ermöglichen
• Zusatzleistungen zu buchen (z. B. Frühstück, Parkplatz)
• Zahlungsinformationen zurück ins PMS zu senden
• Gästprofile im PMS zu aktualisieren
• Folios (Rechnungen) zu erstellen oder zu aktualisieren

 

Sobald alles eingerichtet ist, passiert der Großteil davon automatisch im Hintergrund.

 

 

2) Was passiert nach der Einrichtung?

Nach erfolgreicher Verbindung gilt:

1. Neue Reservierungen aus deinem PMS erscheinen in luca
2. Gäste können automatisierte Nachrichten erhalten (z. B. vor Anreise, Check-in, Check-out)
3. Wenn Gäste bezahlen oder ihre Daten ändern, kann das ins PMS zurückgespielt werden
4. Gebühren (z. B. Ortstaxe, Extras oder Frühstück) werden dem richtigen Folio zugeordnet
5. Du kannst festlegen, welche Buchungen verarbeitet werden sollen – und welche nicht

 

Damit wird dein PMS von einem isolierten System zu einem Teil der digitalen Gästereise.

 

 

3) Was bedeuten die wichtigsten Konfigurationsfelder (einfach erklärt)?

Im Folgenden findest du eine nicht-technische Erklärung der wichtigsten Felder auf der Konfigurationsseite.

 

 

 

Verbindungsdaten (von deinem PMS / IT-Team bereitgestellt)

Diese Felder ermöglichen die sichere Kommunikation zwischen luca und Oracle:

• Hotel ID → Die eindeutige Kennung deines Hotels in Oracle
• Chain Code → Nur nötig, wenn dein Hotel zu einer Kette gehört
• Host Name → Die Adresse deines Oracle-Systems
• Client ID / Client Secret / App Key → Sicherheitszugänge von Oracle
• Use WebSocket → Ermöglicht Echtzeit-Updates statt regelmäßiger Synchronisation

Normalerweise stellt dein IT-Team oder Oracle-Support diese Daten bereit.

 

Zahlungen & Folios (wie Geldbewegungen abgebildet werden)

Diese Felder bestimmen, wie Zahlungen und Rechnungen im PMS verarbeitet werden:

• Business Folio Window No. → Auf welchem Folio Gebühren erscheinen sollen
• Cashier ID → Welcher „Kassierer“ die Buchungen vornimmt
• Payment Method → Wie Zahlungen erfasst werden (z. B. luca Pay)
• Currency → Standardmäßig die Hauptwährung deines Hotels
• Deposit Policy Code → Regeln für Anzahlungen/Vorauszahlungen
• Fiscal Terminal ID → In manchen Ländern relevant für steuerliche Berichte

 

Rechnungen (Folio-PDFs)

• Folio Type → Der Vorlagenname, den Oracle für Rechnungen nutzt
  • Beispiel: TSE_FOLIO
  • Dieser bestimmt, wie deine Rechnungen aussehen.

 

Wie Updates in Oracle angezeigt werden

Du kannst festlegen, wie luca Änderungen in Oracle sichtbar macht:

Zahlungsbenachrichtigungen können erscheinen als:

• Alert (am auffälligsten)
• Trace (weniger auffällig)
• Comment (am wenigsten auffällig)

Dasselbe gilt für:

• Gästprofil-Updates

Das ist hauptsächlich eine Frage der Präferenz deines Front-Desk-Teams.

 

Sprachzuordnung (Language Mapping)

Einige Oracle-Systeme verwenden:

• 2-stellige Sprachcodes → EN, DE, FR (Standard)
• 1-stellige Codes → E, D, F

Diese Einstellung stellt sicher, dass die Gästesprache im richtigen Format übertragen wird.

 

Welche Reservierungen sollen einbezogen werden? (Filter)

Du kannst genau festlegen, welche Buchungen mit luca synchronisiert werden sollen.

Nach Kontaktdaten

• E-Mail-Filter → z. B. nur bestimmte Domains synchronisieren
• Telefonfilter → z. B. nur deutsche/österreichische Nummern
• Buchungen ohne E-Mail & Telefon einschließen? → In der Regel „Ja“

Nach Marktsegment

Beispiele:

• LEISURE
• CORPORATE
• GROUP

Nützlich, wenn du bestimmte Gästegruppen unterschiedlich behandeln möchtest.

Nach Buchungsquelle

Beispiele:

• WWW → deine Website
• GDS → globale Buchungssysteme
• TAC → Reisebüros

 

Reisebüros

Du kannst entscheiden:

• Welche Reisebüros einbezogen werden sollen (z. B. Expedia, Booking.com)
• Welcher Quellcode im PMS verwendet wird

 

Garantie- & Zahlungsregeln

Du kannst spezielle Zahlungslogiken festlegen, z. B.:

• Nur Registrierung nötig (keine Zahlung)
  • z. B. firmenbezahlt
• Nur Zusatzkosten nötig (z. B. Ortstaxe oder Frühstück)
  • z. B. Corporate- oder Gruppenbuchungen
• Überhaupt keine Zahlung nötig
  • z. B. Mitarbeiterraten oder kostenlose Aufenthalte

Das ist wichtig, um Fehlabbuchungen zu vermeiden.

 

Frühstücksverwaltung

Damit Gäste nicht doppelt Frühstück buchen, kannst du Muster definieren, die Frühstück im PMS erkennen – z. B. über:

• Paketcode
• Beschreibung
• Transaktionscode

So bleiben Rechnungen sauber und korrekt.

 

Österreichische Hotels (Meldeschein)

Wenn dein Hotel in Österreich ist, musst du möglicherweise das Oracle-Feld angeben, das die fortlaufende Meldescheinnummer enthält.

Das ist gesetzlich vorgeschrieben.

 

Bestimmte Anreisedaten ausschließen

Du kannst Sperrdaten festlegen (z. B. Weihnachten, Silvester, Events), an denen ankommende Reservierungen nicht synchronisiert werden.

Beispiel:
2024-12-25, 2024-12-31, 2025-01-01

 

 

Bestimmte Raten komplett ausschließen

Wenn bestimmte Raten niemals verarbeitet werden sollen (z. B. interne Mitarbeiterraten), kannst du sie komplett ausschließen.

Beispiel:
STAFF, INTERNAL, PAY_EX

 

 

4) Brauchst du Hilfe?

Wenn du dir bei einem Feld unsicher bist:

• Wende dich an dein IT-Team, oder
• kontaktiere das luca Support-Team, oder
• sprich mit deinem Oracle-Berater.

Die meisten Felder werden einmal eingestellt und danach kaum noch geändert.

 

 

5) In einem Satz

Diese Konfiguration verbindet dein Hotel-PMS mit luca, sodass Reservierungen, Gäste und Zahlungen automatisch zwischen beiden Systemen fließen.