Weg des Gastes Einstellungen

Pre-Arrival

In diesem Abschnitt legst du fest, wie deine Gäste die Pre-Arrival Phase erleben — also die Zeit zwischen Buchung und Ankunft im Hotel.

Diese Einstellungen bestimmen, was Gäste sehen, was sie tun können und welche Informationen du bereits vor dem Check-in abfragst. Alle Änderungen gelten sowohl für den digitalen Concierge als auch für den Self-Check-in Terminal, sofern nicht anders angegeben.

Nachfolgend findest du eine Erklärung zu jedem Feld.

 

Benutzerdefinierte Texte im Pre-Check-in

Hier kannst du die Texte anpassen, die deine Gäste während des Pre-Check-in sehen. So bleibt der Ton deines Hotels konsistent und die Marke erkennbar.

 

Login mit Name und Abreisedatum

Deine Gäste können sich im Concierge anmelden mit:

• Ihrem Nachnamen, und
• Ihrem Abreisedatum

Dies gilt für:

• Den digitalen Concierge (mobil/web), und
• Den Self-Check-in Terminal in deiner Lobby

Wenn aktiviert, benötigen Gäste keine Buchungsreferenz – sie identifizieren sich einfach mit diesen beiden Angaben.

 

Check-in Zeit

Hier definierst du die offizielle Check-in Zeit deines Hotels (z. B. 15:00 Uhr).

Diese Zeit wird den Gästen in der Pre-Arrival Kommunikation angezeigt und hilft, die Erwartungen zu setzen, wann das Zimmer voraussichtlich bereitsteht.

 

Zahlungsart

Du kannst wählen, wie Zahlungen vor der Ankunft abgewickelt werden:

Pre-Payment

Gäste müssen den vollen Betrag im Voraus bezahlen, um den Pre-Check-in abzuschließen.

Zero Authorization

Gäste geben ihre Kreditkartendaten ein.
Es wird kein Geld belastet — das System prüft nur, ob die Karte gültig ist.

Full Authorization

Der gesamte Betrag wird auf der Kreditkarte des Gastes reserviert, bevor er ankommt (noch keine endgültige Abbuchung).

Tokenize and capture on check-in

Gäste geben ihre Kreditkartendaten ein.
Es wird kein Geld belastet — die Zahlung wird erst beim Check-in im Hotel durchgeführt.

Diese Einstellung ist entscheidend für die Zahlungsstrategie deines Hotels.

 

Identitätsprüfung

Wenn aktiviert, müssen Gäste ihre:

• Personalausweis, oder
• Reisepass

während des Pre-Check-in eingeben.

Dies ist besonders relevant für gesetzliche oder regulatorische Anforderungen in bestimmten Ländern.

 

Mitgliedschaftsregistrierung

Du kannst Gäste einladen, deinem Mitglieder- oder Treueprogramm während des Pre-Check-in beizutreten.

Wenn aktiviert:

• Sehen Gäste eine Einladung im Pre-Check-in Prozess
• Du kannst anpassen:
  • Den Namen des Programms
  • Den Einladungstext (DE/EN)

 

E-Mail Empfänger für Registrierungsberichte

Jeden Tag werden alle neuen Mitgliedsanfragen, die über den Pre-Check-in gesammelt werden, automatisch an die hier eingetragenen E-Mail-Adressen gesendet.

Du kannst mehrere Empfänger hinzufügen (z. B. Front Office, Marketing, CRM-Team).

 

Mitgliedsnummer

Wenn du bereits ein Treueprogramm hast, kannst du Gäste bitten, ihre bestehende Mitgliedsnummer während des Pre-Check-in anzugeben.

Du kannst anpassen:

• Den Feldnamen
• Den Einladungstext (DE/EN)
• Wie dies im PMS abgebildet wird

So verknüpfst du den digitalen Check-in mit deinem bestehenden Loyalty-System.

 

Zimmernummer Sichtbarkeit

Wenn aktiviert, sieht der Gast seine Zimmernummer bereits im Concierge.
Wenn deaktiviert, bleibt die Zimmernummer bis zur Ankunft oder manuellen Freigabe verborgen.

 

Check-in über App

Wenn aktiviert, können Gäste ihren Status „Checked in“ direkt über die App setzen.

Das ist nützlich für:

• Express Check-in
• Kontaktlose Ankunft
• Weniger Wartezeiten an der Rezeption

 

Self-Check-in Terminal

Wenn aktiviert, kann dein Hotel einen physischen Self-Check-in Terminal in der Lobby nutzen.

Gäste können dann:

• Ihre Buchung aufrufen
• Den Check-in abschließen
• Schlüsselkarte selbst codieren (falls unterstützt)
• Zahlungen prüfen
• Auf den digitalen Concierge zugreifen

 

Zimmerpräferenzen

Wenn aktiviert, können Gäste vor Ankunft Zimmerpräferenzen angeben, z. B.:

• Hoher Stock
• Ruhiges Zimmer
• Nahe am Aufzug
• Verbundene Zimmer

Diese Präferenzen werden anschließend im Front-Desk sichtbar.

 

Nachträgliche Belastungen

Wenn aktiviert, können Gäste erlauben, dass Zusatzkosten (z. B. Minibar, Room Service) während des Aufenthalts auf ihr Zimmer gebucht werden.

Dies ist üblich in Hotels, die Room-Charge anbieten.

 

Upselling-Optionen

Wenn aktiviert, können Gäste zusätzliche Services bereits vor Ankunft buchen, z. B.:

• Frühstück
• Parkplatz
• Late Check-out
• Spa
• Zimmer-Upgrades

Dies ist eine wichtige Umsatzquelle für viele Hotels.

 

Schlüsselkarte selbst codieren

Falls dein Hotel dies unterstützt, können Gäste ihre Zimmerkarte selbst am Self-Check-in Terminal codieren.

So ist eine vollständig kontaktlose Ankunft möglich.

 

Green Option

Wenn aktiviert, können Gäste einen nachhaltigeren Aufenthalt wählen, z. B.:

• Hausreinigung auslassen
• Weniger Handtuchwechsel

Dies wird von umweltbewussten Gästen oft geschätzt.

 

Routing Instructions

Routing Instructions definieren, wie verschiedene Buchungen im PMS kategorisiert und gebucht werden.

Beispiele:

• Unterkunft (Zimmerpreis)
• Frühstück
• Minibar
• Garage

Diese Einstellungen sorgen dafür, dass:

• Buchungen auf das richtige Folio gehen
• Die Auswertungen korrekt bleiben
• Die Abrechnung sauber bleibt

Normalerweise einmal mit dem PMS-Berater oder Finance-Team einrichten.

 

During the Stay

In diesem Abschnitt legst du fest, wie deine Gäste die During Stay Phase erleben — also die Zeit zwischen Check-in und Check-out.

Diese Einstellungen bestimmen, was Gäste im digitalen Concierge sehen und tun können sowie welche Self-Service Optionen verfügbar sind.

 

Offene Zahlungen

Wenn aktiviert, können Gäste:

• Ausstehende Beträge auf ihrem Folio einsehen, und
• Diese direkt während ihres Aufenthalts bezahlen

Das ist praktisch für Gäste, die Beträge nach und nach begleichen möchten (z. B. nach Minibar oder Room Service).

 

Digital Concierge — Gästewünsche

Hier kannst du Gästen erlauben, Wünsche direkt an dein Team zu senden, z. B.:

• Extra Kissen
• Zusätzliche Handtücher
• Shampoo oder Amenities
• Room Service Artikel
• Weitere Servicewünsche

Die Anfragen werden zusammen mit:

• Name des Gastes, und
• Zimmernummer

angezeigt, sodass das Team sie schnell und effizient bearbeiten kann.

 

Upselling-Angebote anzeigen

Wenn aktiviert, sehen Gäste allgemeine Upselling-Angebote (z. B. Frühstück, Spa, Parkplatz, Late Check-out, Erlebnisse) auf der Startseite des digitalen Guest Folders.

Du kannst diese Anzeige ein- oder ausschalten, je nachdem, wie aktiv du Zusatzleistungen promoten möchtest.

 

Zimmer-Upselling anzeigen

Hier werden zimmerbezogene Upselling-Angebote (z. B. Zimmer-Upgrades) im digitalen Concierge angezeigt.

Diese Angebote kommen aus deiner PMS-Konfiguration. Beispiele:

• Upgrade auf höheren Stock
• Größere Zimmerkategorie
• Zimmer mit Aussicht

 

Restaurant-Tipps

Wenn aktiviert, sehen Gäste Empfehlungen für Restaurants in der Nähe.

Deine hoteleigenen Restaurants werden hervorgehoben, um Gäste zur Nutzung vor Ort zu animieren.

 

In-Room Ordering erlauben

Wenn aktiviert, können Gäste Speisen und Getränke direkt aufs Zimmer bestellen, z. B.:

• Room Service
• Getränke
• Snacks
• Lieferungen aus dem Hotelrestaurant

Das reduziert Anrufe an die Rezeption und erhöht die Gästezufriedenheit.

 

Wetterkarte anzeigen

Wenn aktiviert, sehen Gäste die aktuelle Wetterkarte für den Hotelstandort.

So können sie ihren Tag planen (Ausflüge, Sightseeing, Spa etc.).

 

Wi-Fi Karte anzeigen

Wenn aktiviert, werden die WLAN-Informationen des Hotels im digitalen Concierge angezeigt.

Gäste können dann leicht:

• Den Netzwerknamen finden
• Das Passwort sehen
• Sich verbinden, ohne die Rezeption zu kontaktieren

Dies reduziert in der Regel Supportanfragen.

 

GetYourGuide Inhalte anbieten

Wenn aktiviert, sehen Gäste kuratierte Aktivitäten von GetYourGuide, z. B.:

• Stadtrundgänge
• Museumsbesuche
• Bootsausflüge
• Geführte Erlebnisse

Das schafft Mehrwert und zusätzliche Einnahmenmöglichkeiten.

 

Ausgewählte GetYourGuide-Touren

Hier kannst du bestimmte Touren auswählen, die immer angezeigt werden sollen.

Das ist nützlich, wenn du:

• Partnerschaften mit lokalen Anbietern hast, oder
• Bestimmte Premium-Erlebnisse promoten möchtest

Wenn nichts ausgewählt wird, sehen Gäste weiterhin die allgemeinen Inhalte.

 

Ausgeblendete GetYourGuide-Touren

Hier kannst du bestimmte Touren blockieren, die Gäste nicht sehen sollen.

Gründe könnten sein:

• Konkurrenzangebote
• Irrelevante Aktivitäten
• Saisonale Einschränkungen
• Markenstrategie

Wenn nichts blockiert wird, bleiben alle Standardinhalte sichtbar.

 

Day of Departure

In diesem Abschnitt legst du fest, wie deine Gäste den Abreisetag erleben — von der Abreise bis zum vollständigen Check-out.

Diese Einstellungen bestimmen, wie Gäste auschecken und wie sie mit dem digitalen Concierge oder Self-Check-in Terminal interagieren.

 

Gast kann über App auschecken

Wenn aktiviert, können Gäste selbst über die App auschecken.

Vorteile:

• Kontaktloser, reibungsloser Check-out
• Weniger Wartezeiten an der Rezeption
• Automatische Folio-Updates

Gäste bestätigen einfach ihre Abreise, und alle offenen Beträge werden automatisch gebucht.

 

Gast kann über Terminal auschecken

Wenn aktiviert, können Gäste auch am Self-Check-in Terminal in der Lobby auschecken.

Dies ist praktisch für Gäste, die persönliche Self-Service Optionen bevorzugen, insbesondere bei hohem Gästeaufkommen.

 

Check-out Zeit

Hier definierst du die offizielle Check-out Zeit (z. B. 11:00 Uhr).

Dies wird den Gästen im Voraus angezeigt und hilft:

• Erwartungen zu setzen, wann Zimmer freigegeben werden müssen
• Die Planung des Housekeepings

 

Check-out möglich ab

Hier kannst du angeben, ab welcher Uhrzeit Gäste auschecken dürfen (z. B. 06:00 Uhr).

Das ist besonders nützlich für:

• Frühe Abreisen
• Gäste mit Flügen oder zeitkritischen Plänen